KONTROLA

Kontrola na miejscu jest formą weryfikacji wydatków potwierdzającą, że współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone oraz wydatki poniesione przez beneficjentów w związku z realizowanymi projektami są zgodne z zasadami krajowymi i wspólnotowymi.
 
Kontrola na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta składa się z następujących etapów:
a) zaplanowania czynności kontrolnych;
b) przekazania zawiadomienia o kontroli;
c) przeprowadzenia czynności kontrolnych;
d) sporządzenia i przekazania beneficjentowi informacji pokontrolnej;
e) sporządzenia i przekazania beneficjentowi ewentualnych zaleceń pokontrolnych;
f) informowania o ewentualnych nieprawidłowościach.

RODZAJE KONTROLI

Kontrola planowa – dokonywana jest w oparciu o zatwierdzony przez Instytucję Zarządzającą  RPO  Roczny plan kontroli projektów, w którym  wskazane są  projekty, które winny być poddane kontroli. Beneficjent zostanie poinformowany o kontroli pismem, (a także faxem z potwierdzeniem nadania lub e-mailem z potwierdzeniem nadania, lub w rozmowie telefonicznej potwierdzanej notatką z przeprowadzonej rozmowy)  na  5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli.

Kontrola doraźna - decyzję o kontrolach doraźnych podejmuje Dyrektor Dolnośląskiej Instytucji Pośredniczącej (DIP) lub osoba upoważniona na podstawie Wniosków o wszczęcie kontroli lub informacji zgłoszonych przez podmioty zewnętrzne oraz komórki organizacyjne DIP. Beneficjent zostanie poinformowany o kontroli na 1 dzień przed rozpoczęciem kontroli faxem z potwierdzeniem nadania lub e-mailem z potwierdzeniem nadania, lub w rozmowie telefonicznej potwierdzanej notatką z przeprowadzonej rozmowy, a także pismem. W uzasadnionych przypadkach kontrola doraźna będzie przeprowadzana bez wcześniejszego poinformowania beneficjenta.

Na kontrolę planową projektu u Beneficjenta przeprowadzaną przez Zespół Kontrolujący DIP należy przygotować następujące dokumenty:

• oryginały wszystkich dokumentów dołączonych do wniosku o płatność tj. faktury,  potwierdzenia zapłaty, protokoły odbioru, dokumenty OT, itp.;
• dodatkowe dokumenty księgowe: wydruki z wyodrębnionych na potrzeby projektu kont analitycznych (jeśli dotyczy) tj. konta inwestycyjne, konta rozrachunkowe z dostawcami środków zakupionych w ramach projektu; rejestry zakupu oraz deklaracje VAT-7 za miesiące, w których ujęto faktury związane z projektem, aktualną ewidencję środków trwałych + tabelę amortyzacyjną;
• dokumenty potwierdzające realizację wskaźników rezultatu (zgodnie z metodologią ich pomiaru wskazaną we wniosku o dofinansowanie), w przypadku zatrudnienia również dokumenty (np. ZUS DRA lub sprawozdanie F-01) potwierdzające bazowy stan zatrudnienia wskazany we wniosku o dofinansowanie;
• kompletną dokumentację dotyczącą przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia tj. zapytania ofertowe, oferty, karty zamówienia, dowody upublicznienia zapytania oraz informacji o dokonanym wyborze dostawcy (w formie zdjęć, zrzutów ekranowych itp.);
• oryginał raportu z audytu (jeśli dotyczy);
• dokumenty potwierdzające zgłoszenie lub uzyskanie patentów, certyfikatów, raport z badań B+R przeprowadzonych na potrzeby projektu (jeśli dotyczy);
• dokumenty potwierdzające realizację współpracy sieciowej oraz z jednostkami naukowymi  (jeśli dotyczy).

Podczas kontroli Zespół Kontrolujący może poprosić o dodatkowe dokumenty/informacje związane z realizacją projektu.

Należy pamiętać o zapewnieniu promocji projektu w formie np. stosownych oznaczeń umieszczonych na zakupionych środkach trwałych.

PRZEPROWADZANIE KONTROLI NA MIEJSCU

Zespół Kontrolujący (składający się z co najmniej 2 pracowników DIP oraz w uzasadnionych przypadkach pomocniczo z ekspertów, rzeczoznawców) przeprowadza kontrolę rzeczowo-finansowej realizacji / trwałości projektu u Beneficjenta w oparciu o zatwierdzony Program kontroli.

Kontroli na miejscu rzeczowo - finansowej realizacji projektu podlega całość dokumentacji związanej z realizacją projektu oraz wszystkie dokumenty, o których udostępnienie zwracano się w Informacji o przeprowadzeniu kontroli. Dokumenty powinny zostać przedłożone kontrolującym w momencie rozpoczęcia kontroli. Wymagana jest także obecność osoby/ osób odpowiedzialnej/nych za realizację projektu.

INFORMACJA POKONTROLNA / ZASTRZEŻENIA DO INFORMACJI POKONTROLNEJ

Po przeprowadzonej kontroli Zespół Kontrolujący w terminie 21 dni kalendarzowych od zakończenia czynności kontrolnych sporządza Informację pokontrolną w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

W Informacji pokontrolnej ujmowane są ustalenia poczynione podczas kontroli oraz wnioski pokontrolne, a w przypadku stwierdzenia uchybień i nieprawidłowości, sporządza się również Zalecenia pokontrolne.

Beneficjent zapoznaje się z treścią Informacji pokontrolnej, a także ma możliwość (w wyznaczonym 14-dniowym terminie) pisemnego ustosunkowania się do treści w niej zawartych lub wniesienia zastrzeżeń. Beneficjent po zapoznaniu się i akceptacji Informacji pokontrolnej, odsyła jeden podpisany egzemplarz do DIP.

W przypadku zastrzeżeń do Informacji pokontrolnej, Beneficjent przesyła zastrzeżenia do DIP w 14-dniowym terminie. Przekroczenie w/w terminu skutkuje odmową rozpatrzenia przez Dolnośląską Instytucję Pośredniczącą zgłoszonych zastrzeżeń.

Zgłoszone przez Beneficjenta zastrzeżenia do treści Informacji pokontrolnej w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania podlegają rozpatrzeniu. DIP może podjąć dodatkowe czynności kontrolne w celu ustalenia zasadności zastrzeżeń. W przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń część Informacji pokontrolnej może zostać zmieniona. Poprawioną Informację pokontrolną DIP przesyła ponownie do podpisu Beneficjenta.

Beneficjent w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania Informacji pokontrolnej zobowiązany jest do dostarczenia do DIP podpisanego egzemplarza Informacji pokontrolnej.

W przypadku niepodpisania Informacji Beneficjent w terminie 7 dni kalendarzowych dostarcza w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania Informacji pokontrolnej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej Informacji pokontrolnej. W tej sytuacji zamieszcza się w Informacji pokontrolnej adnotację o odmowie  podpisania jej przez Beneficjenta. Odmowa nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania Zaleceń pokontrolnych.

DIP niezwłocznie wyznacza Beneficjentowi termin przedstawienia dowodów wykonania uwag i Zaleceń pokontrolnych. Beneficjent informuje DIP o sposobie wykonania Zaleceń pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań.

KONTROLA SPRAWDZAJĄCA

Zasady postępowania podczas weryfikacji wdrożenia Zaleceń pokontrolnych uzależnione są od rodzaju wykrytych nieprawidłowości i uchybień w realizacji projektu.

Dopuszcza się weryfikację korespondencyjną – na podstawie przesłanych przez Beneficjenta dokumentów w siedzibie DIP lub - w uzasadnionych sytuacjach: kontrolę na miejscu (doraźną lub sprawdzającą), umożliwiającą weryfikację przedstawionych przez Beneficjenta dowodów zrealizowania Zaleceń pokontrolnych.